Quak, quak, quak … das ist er wieder, der Apfelquak-Frosch. Das sinnbildliche Monster aus unserer grauen Vorzeit, dieser gern verleugnete Verwandte hat mich wieder erwischt: Ein neuer Artikel auf Apfelquak ist viel wichtiger und spannender als meine Arbeit. Es dauert ja nicht lange, nur fünf Minuten lesen und dann zurück ans Werk … 30 Minuten später, ein neues Programm ausprobiert, Kommentare gelesen, selber geschrieben. Wie konnte das schon wieder passieren? Wie konnte der Reptilienteil meines Gehirns schon wieder über die Ratio obsiegen, die mich doch vom Tier abhebt und überlegen macht?

Die Ablenkung im bzw. durch das Internet kostet uns jeden Tag Zeit. Zeit, die wir besser in unsere Arbeit investieren sollten, um früher nach hause zu gehen, um früher unseren Hobbys nachzugehen und um in Ruhe, ohne Stress Apfelquak zu lesen. Denn obwohl man sich ablenken lässt, bleibt dieses nagende, schlechte Gewissen, dass uns sagt, wir sollten unsere richtige Arbeit machen.

Aktive Arbeitsablenkung
Im Artikel “Fokus-Tools, oder Prokrastination, nein Danke“  habe ich drei kostenlose Programme vorgestellt, die helfen, die passive Ablenkung unseres Desktops unter Kontrolle zu bringen. Sie ersetzen Bildschirmhintergründe und mit Dateien und Ordnern überladene Desktops, so dass man nicht ständig daran erinnert wird, was man sonst noch alles tun könnte. In diesem Artikel, stelle ich zwei einfache aber wirksame Programme vor, die die aktive Ablenkung durch das Internet bekämpfen: SelfControl und Freedom. Sie lassen den Impuls, schnell mal die Lieblingsseiten anzusurfen, ins Leere laufen, so dass man bei seiner Arbeit bleibt.

SelfControl

SelfControl nutzt die eingebaute Firewall von Mac OS X, um für eine einzustellende Zeitdauer alle Zugriffe auf bestimmte Domänen zu verhindern. Während SelfControl läuft, werden alle Anfragen an Domänen der Blacklist blockiert. Dadurch sind Web, Instant-Messaging, E-Mails etc. für diese Zeitspanne nicht mehr nutzbar. Diese Blackliste kann man sowohl vor dem Start als auch während der Laufzeit von SelfControl bearbeiten. Natürlich lassen sich während der Laufzeit nur Domänen hinzufügen, jedoch keine entfernen — man neigt ja doch dazu, sich selbst überlisten zu wollen. Auch das Beenden von SelfControl hat keine Auswirkung, denn die Firewall-Regeln bleiben bis zum Ablauf der vorgegeben Zeit aktiv.

Wen das kleine Timer-Fenster stört, kann SelfControl beenden und sich dennoch auf seine Arbeit konzentrieren. Sollte die Pflege einer Blacklist zu aufwendig sein, so kann man stattdessen eine Whitelist führen. In diesem Modus werden grundsätzliche alle Internet-Zugriffe blockiert, bis auf die Domänen der Whitelist. Darüber hinaus bietet SelfControl weitere, sinnvolle Einstellungsmöglichkeiten. Der Zugriff auf lokale Netzwerkdienste lässt sich grundsätzlich erlauben, falls man auf Dateien, Drucker etc. im lokalen Netz angewiesen ist. Es können automatisch alle Subdomänen der Whiltelist- bzw. Blacklist-Einträge in die Firewall-Regelsätze aufgenommen werden und der Browser-Cache kann zu Beginn geleert werden.

Freedom

Freedom verfolgt den gleichen Ansatz wie SelfControl, geht jedoch bestimmender ans Werk: Für die eingestellte Zeitdauer wird sämtlicher Netzwerkzugriff — oder mit Ausnahme des lokalen Netzes — abgeschaltet. Keine Whitelist, keine Blacklist, einfach kein Internet-Zugriff. Auf diese Weise bleibt wirklich keine Möglichkeit mehr, als sich mit seiner Arbeit zu befassen.

Fazit
Das Internet bietet uns wirklich eine unüberschaubare Menge an Ablenkungsmöglichkeiten. Die Autoren von SelfControl und Freedom haben dies selbst erkannt und mit ihren Programmen versucht, Abhilfe für zumindest eine kurze Dauer zu schaffen. Ich gebe Freedom den Vorzug, denn obwohl SelfControl mehr Anpassungsmöglichkeiten bietet, liegt genau darin auch seine Schwäche. Irgendeine Seite, irgendein E-Mail-Server fehlen immer auf der Blacklist, als dass man sich nicht damit ablenken könnte.

Ein grundsätzliches Problem lösen die beiden Programme trotzdem nicht: Was ist, wenn man das Internet, seine E-Mails etc. zum Arbeiten braucht? Was ist, wenn man Skype, ICQ etc. benötigt, um mit Kollegen zu kommunizieren? Um ehrlich zu sein, sind diese Dienste für meine Arbeit selten vollkommen entbehrlich. Hier muss man in den sauren Apfel beißen und den Frosch in sich wirklich überlisten. Mir hilft dabei die Aufmerksamkeitskarte von Überallbüro.de. Wann immer ich den Impuls zur Ablenkung verspüre, blicke ich auf die Aufmerksamkeitskarte an meinem Bildschirm und folge den Anweisungen.
Auf Überallbüro.de schreibe ich über die Möglichkeiten mit Hilfe des Internets überall und jederzeit zu arbeiten, um seine produktive Zeit am besten zu nutzen. Ein Schwerpunkt liegt auf den Schwierigkeiten motiviert und konzentriert zu bleiben. Insbesondere der Artikel “Konzentration, oder nicht ablenken lassen“ beschäftigt sich mit der Überlistung des Frosches in Dir.

Also: “Focus on” und nicht ablenken lassen — arbeite effektiv, damit Du in Deiner freien Zeit tun kannst, was Dir wirklich wichtig ist.

Hintergrundbilder, Desktop-Ordner, Safari, Apfelquak.de, Facebook.de, Adium, Skype, Chat, Mail, E-Mails, NetNewsWire, RSS-Feeds … Der Mac bietet viele Gründe gerade jetzt nicht das zu tun, was wir sollten bzw. was wir uns vorgenommen haben; alles andere erscheint viel interessanter, spaßiger, kurzweiliger. Der Grund für unsere leichte Ablenkbarkeit liegt im Vermächtnis unserer Vorfahren, der Reptilien. Ihr Gehirn war nur zu instinktgesteuerten Reaktionen fähig und auf das Überleben optimiert. Blinkt irgendwo etwas auf, bewegt sich etwas in unseren Augenwinkeln, so springen diese Instinkte sofort an. Noch heute befindet sich diese Programmierung in unserem Gehirn und erschwert den produktiven Arbeitstag.

In der Aufzählung zu Beginn sind zwei Arten von Ablenkung zu erkennen: passive und aktive. Die passiven Ablenkungen liegen einfach herum und werden von unseren Augen aufgefasst. Die aktiven melden sich von selbst oder werden von uns angestoßen. In diesem Artikel beschreibe ich, wie man als moderner Mensch mit Hilfe des Macs und ein paar kleinen, kostenlosen Programmen das Reptiliengehirn austricksen und produktiv arbeiten kann. Im nächsten Artikel werde ich Programme vorstellen, die helfen die aktiven Ablenkungen im Zaum zu halten.

Passive Schreibtischablenkung
Meine Mutter sagte oft zu mir, der ganze Kram auf meinem Schreibtisch würde mich nur vom Lernen abhalten. Ähnliches gilt auch für unseren Desktop. Wer wie ich den Mac OS X Desktop als Datenablage für aktuelle Aufgaben nutzt, der kennt das Problem: Es ist viel spannender die andere Aufgabe anzugehen, als die jetzige fertig zu stellen. Die drei Programme Backdrop, Camouflage und Think versuchen hier zu helfen, indem sie den Desktop während der Arbeit freiräumen.

Backdrop

Backdrop legt nach dem Start einen Vorhang über den Desktop. Dieser ist standardmäßig ganz schwarz, es können aber andere Farben oder auch Bilder ausgewählt werden. Auf diese Weise verhindert Backdrop, dass die vielen Icons auf dem Desktop von der aktuellen Aufgabe ablenken. Backdrop bietet zusätzlich die Option, Vorhänge zwischen einzelnen Anwendungen aufzubauen, so dass man immer nur die Fenster der aktiven Anwendung sieht. Leider funktioniert diese Option nicht mehr unter Mac OS X 10.6 Snow Leopard.

Camouflage

Camouflage folgt einem ähnlichen Ansatz wie Backdrop, jedoch belässt es das Hintergrundbild. Es entsteht der Eindruck als sei der Desktop leer. Möchte man aber dennoch auf die Dateien zugreifen, die man sich auf dem Desktop zurechtgelegt hat, so genügt ein Klick auf den Desktop und es öffnet sich ein Finder-Fenster mit dem Inhalt des Desktop-Ordners.

Think

Im Gegensatz zu den simplen Ansätzen von Backdrop und Camouflage geht Think das Problem “Ablenkungen” mit einem eigenen Konzept an. Wenn Think im Hintergrund läuft, wird immer nur eine einzige, selbstdefinierte Anwendung angezeigt — das Resultat sieht aus wie beim Einsatz von Backdrop. Diese erleuchtete Anwendung wird im Dock-Icon von Think angezeigt. Benötigt man nun andere Anwendungen, zum Beispiel das Adressbuch zum Nachschlagen einer Telefonnummer oder Safari zum Nachschlagen einer Web-Seite, führt man diese aus. Ist man fertig, genügt ein Klick auf den schwarzen Hintergrund: Die erleuchtet Anwendung ist wieder aktiv und der Bildschirm befreit vom Ballast der Hilfsanwendungen. Möchte man die aktive Anwendung wechseln, klickt man auf das Dock-Icon und ähnlich zu Apfel-Tab erscheint eine Auswahl der gestarteten Anwendungen, aus der man auswählen kann.

Grundsätzliches
Backdrop, Camouflage und Think reduzieren die Ablenkungen auf dem Desktop. Aber auch diese Programme lassen sich umgehen, wenn man es wirklich will. Ich neige dazu, auch das beste Sicherungssystem zu umgehen, um mich ablenken zu lassen. Man sollte sich also nicht ausschließlich auf diese Programme verlassen, sondern an seiner Disziplin, seiner eigenen Konzentrationsfähigkeit arbeiten. Auf Überallbüro.de schreibe ich über diese und ähnliche Herausforderungen. Der Artikel “Fokus, oder immer dran bleiben” widmet sich diesem Thema aus Sicht der am Tag zu erledigenden Aufgaben.  Demnächst erscheint auf Überallbüro.de ein Artikel, der zeigt, wie ich auch ohne diese Tools versuche konzentriert meine Aufgaben abzuarbeiten.

Und Ihr?
Wie schafft Ihr es, den vielen Ablenkungen am Mac zu widerstehen? Nutzt Ihr spezielle Programme oder seid Ihr disziplinierter als ich? Schreibt mir oder hinterlasst einen Kommentar, damit ich Eure Ansätze im nächsten Artikel aufgreifen kann.

Kurz und knackig: Obwohl Quicksilver laut der Kompatibilitätsliste aus “Läuft’s mit dem Snow Leo?“ ohne Probleme unter Snow Leopard funktionieren soll, stürzte es bei mir nach dem Update auf Snow Leopard reproduzierbar ab. Nach meiner Fehlersuche stellte sich heraus, dass das “Services Menu Module” Plug-in der Verursacher war.

Löscht man dieses Plug-in im Terminal mit dem Befehl

rm -R ~/Library/Application\ Support/Quicksilver/PlugIns/Services\ Menu\ Module.qsplugin

funktioniert Quicksilver wieder tadelos. Eine detailliertere Anleitung findet Ihr unter http://eiGadget.com.

PS Mittlerweile hat jemand dieses Verhalten auch in der Kompatibilitätsliste dokumentiert.

Heute wird immer noch sehr viel Korrespondenz über Papier abgewickelt. Selbst Online-Vorgänge, wie der Wechsel des Strom- oder DSL-Anbieters, erzeugen Papier, das einsortiert, abgeheftet und aufbewahrt werden muss. Geht dabei etwas schief, muss man umständlich sowohl analoge, als auch digitale Teile der Korrespondenz zusammen suchen.

Ich löse dieses Problem seit Jahren mit dem regelmäßigen Einscannen der relevanten Papierdokumente. Eine wichtige Voraussetzung dafür ist, dass der entstehende Zusatzaufwand möglichst gering ist und meinen Arbeitsprozess nicht unnötig verzögert. Deswegen nutze ich Dokumentenscanner anstatt der üblichen Flachbettscanner, da sie über ausgereifte Einzelblatteinzüge einen höheren Scanndurchsatz schaffen. Leider sind Dokumentenscanner recht teuer, weshalb man beim Preis zweimal überlegt.

Vor kurzem hat Fujitsu die ScanSnap Serie um die Modelle S1500 (PC — 438,90 Euro) und S1500m (Mac — 525,37 Euro) erweitert. Überraschenderweise ist die Mac-Version um knapp 90 Euro teurer. Abgesehen von der betriebssystemabhängigen Zusatz-Software sind beide Geräte baugleich. Auch nach langer Suche im Internet und vergeblichen E-Mails an den Hersteller konnte ich nicht herausfinden, ob man die PC Version an einem Mac betreiben kann — man kann nichtmal die Dienstprogramme zum Scannen auf den Seiten von Fujitsu finden. Also habe ich es einfach ausprobiert!

Der Scanner unterstützt nicht den TWAIN-Standard, aber, siehe da, die PC Variante bringt nicht nur Mac-Treiber, sondern auch Dienstprogramme inklusive Texterkennung mit! Sie lassen sich problemlos installieren und funktionieren tadellos. Der Scanner scannt ein 40 Seiten, beidseitig bedrucktes Dokument in weniger als 1 min, und die Texterkennung benötigt auf meinem iMac ca. 4:30 min, um das entstehende PDF-Dokument vollständig zu verschlagworten.

Also, falls ihr mit dem Gedanken spielt, euch einen Dokumentenscanner zu kaufen, wägt ab, ob die Mac-Zusatzsoftware wirklich 90 Euro wert ist und greift lieber zur PC Version.

Wer mehr über meine Erfahrungen mit der Papierdigitalisierung wissen möchte, und wie man in Zeiten des Cloud-Computing seine Papierdokumente ins Überallbüro mitnehmen kann, für den beschreibe ich im Artikel “ScanSnap, oder der papiertragende Überallelefant“ wie man das mit Evernote lösen kann.

Computer-Nerds sind manchmal wie Ärzte. Sie geben gute Ratschläge, halten sich aber selbst nie daran. Dies gilt insbesondere für das heikle Thema Backup. Keiner mag es, keiner macht es, alle jammern, wenn es zu spät ist. Ich glaube, es gibt dafür zwei Gründe: 1. Backup-Software ist meist recht kompliziert und wartungsintensiv, 2. die Backup-Medien sind unpraktisch. Sie sollen schnell im Zugriff sein und gleichzeitig ortsunabhängig.

Crashplan schafft an dieser Stelle Abhilfe. Es erstellt verteilte, versionierte und verschlüsselte Backups und bleibt dank seiner Mac OS typischen Benutzeroberfläche sehr leicht zu bedienen. Weiterlesen… »