Frühjahrsputz

Es ist Frühling, das neue Jahr hat begonnen und wer sich jetzt immer noch nicht vom alten Jahr verabschiedet hat, dem sei hiermit geholfen. Wie jedes Jahr steht der Frühjahrsputz an, nicht zuletzt auf Apfelquak ebenfalls. Auch dieses Jahr archiviert man fleissig alte Sachen, damit der geliebte Apple schnell und sauber läuft. Wie man archivieren kann, und was, das wollte ich hier mal in einem relativ langen Artikel zusammentragen.

Jedes Jahr auf’s Neue archiviere ich nämlich brav alte Daten. Vor allem aber: Emails, Kalender und Adressbuch. Platzfresser suchen gehört sowieso zu den regelmässigen Bereinigungsmassnahmen. Hier also ein paar Tipps die euch hoffentlich helfen vielleicht auch mal ein wenig aufzuräumen.
iCal beispielsweise verhält sich ab einer gewissen Menge alter Daten ein wenig träge. Genauso wie das Adressbuch dann schwieriger wird.

Achtung

Die hier erwähnten Schritte sind destruktiv bitte vor irgendwelchen Aktionen, Sicherheitskopien der Daten anlegen!!!

• Adress Buch: ~/Library/Application Support/AddressBook
• iCal: ~/Library/Application Support/iCal
• Mail: ~/Library/Mail

Mail

Fangen wir mit dem wohl einfachsten aller Dinge an: Mail. Mails lassen sich, per Mail.app zumindest, relativ einfach archivieren. In der linken Mailbox Liste einfach die Mailbox/Ordner anselektieren, welche man gerne loshaben möchte und dann Postfach → Postfach archivieren… wählen. Ein Dialog fragt nach wohin die Daten geschrieben werden sollen.

Ein Tipp: Bevor man auf archivieren klickt, vorher das Aktivitätsfenster öffnen (⌘0) und warten bis Mail alle Mails heruntergeladen hat. Je nach Menge kann dies ein wenig dauern. Das warten hat aber den Vorteil, dass dann auch alle Daten im Archiv sind. Hatte bereits einmal das Problem, dass archivierte Nachrichten nur wenige Kilobyte gross waren. Und ich die Mailboxen aus Mail aber bereits gelöscht hatte. Gott sei Dank hatte ich noch ein serverseitiges Backup.

Jedes Folgejahr selektiert man einfach wieder den gleichen Ordner und Mail erledigt den Rest. Ordner werden einfach zusammengeführt.

Ich persönlich halte mir einen bestimmten Ordner _Archive, in welchem ich alte Projektordner, während des Jahres bereits, archiviere. So wird es auch leichter diejenigen Ordner zu identifizieren, welche tatsächlich archiviert werden sollen.

iCal

iCal ist schwierig, hier kommt man, sofern man es einfach haben möchte, erstmal nicht um kostenpflichtige Extratools herum. BusyCal beispielsweise macht das Archivieren alter Daten relativ leicht.

1. Neuen Kalender erstellen (Archivkalender)
2. Listenansicht aktivieren. Einträge nach Datum sortieren lassen. Die Zeitspanne auf Jahr oder Dekade setzen.
3. Alle alten Einträge selektieren und in den Archivkalender verschieben.
4. Datei → Export.
5. Archivkalender löschen.

Bis Leopard kann man, ebenfalls von BusyMac, noch iCalArchiver benutzen. Für alle anderen Nutzer sieht es erstmal mau aus. Hier kommt man um AppleScript erstmal nicht herum, oder man macht alles manuell. Falls ein Leser hier einen guten Tipp hat, würde mich dieser natürlich interessieren.

Eine Idee habe ich noch, jedoch keine schöne: iCal kann alte Termine nach einer gewissen Zeit automatisch löschen. Ich würde also hergehen, erstmal alle Kalender per Export archivieren oder ein Backup erstellen. Danach iCal öffnen, in die Einstellungen und dort sowas eingeben wie “nach 365 Tagen löschen”, iCal schliessen, iCal wieder öffnen (damit auch gelöscht wird) und dann sind die Termine weg. Ein für allemal. Nicht besonders schön und beim Re-Import entstehen Duplikate, aber dafür kostenlos.

Wo wir aber gerade bei iCal sind. Vielleicht macht es auch Sinn iCal an sich mal aufzuräumen. Alte Kalender ausmisten. Denn, bei der ganzen Syncerei mit iPhone/iPad und anderen Macs, entstehen manchmal doppelte Einträge. Diese aufzuspüren mit der Hand ist wiederum sehr mühselig. Wer 3,99€ übrig hat, kann im App Store Calendar Cleaner kaufen. Das Tool durchsucht iCal nach doppelten, oder anderweitig “problematischen”, Einträgen und bietet diese einzeln an zu reparieren.

Als kostenlose Lösung gibt es beispielsweise iCal Cleaner. BusyMac spezialisiert sich auf Software rund um iCal. Daher ist es nicht verwunderlich, dass auch dieses Tool von den beiden Herren kommt.

Adressbuch

Das Adressbuch ist unser nächstes Ziel. Hier kann man zunächst mal mit der Hand drüber schauen. Das wird aber einer gewissen Menge an Einträgen auch wieder etwas mühselig. Abhilfe schaffen hier beispielsweise Smart Groups. Einfach ⌥ gedrückt halten, während man links unten auf das kleine + klickt (welches sich beim gedrückt halten von ⌥ in ein kleines Zahnrädchen verwandelt).

Hier möchte ich darauf hinweisen, dass jedes Attribut im ersten Popup auf Verfügbarkeit geprüft werden kann. Man könnte beispielsweise folgende Smart Group erstellen:

Nachname : ist nicht vorhanden

Danach einfach auf OK und eine neue Gruppe zeigt alle Personen an bei denen man entweder zu faul war einen Nachnamen zu setzen oder diesen einfach nicht wusste.

Auf diese Weise kann man auch gleich mal Einträge à la “Mama Handy”, “Mama Zuhause”, “Mama Büro” zusammenfassen.

Suchen nach:

Name : ist : Mama

Die Karte bearbeiten und einfach die Telefonnummer als neue Einträge hinzufügen.

Tipp: Dort wo man auswählen kann “Arbeit” oder “Privat”, findet sich auch ein Eintrag “Eigene”. Wählt man diesen, kann man einen eigenen Text eingeben. So lassen sich beispielsweise Skype Kontakte einigermassen schmerzfrei verwalten.

Wer zuviele Einträge hat und einfach mal generell nach fehlerhaften Kontakten suchen will, kann wiederum für 3,99€ im App Store den Contacts Cleaner mal ausprobieren. Ein kostenloses Tool habe ich nicht gefunden, beziehungsweise nicht ausprobiert.

Festplatte

Platzfresser auf der Festplatte zu finden, gehört ebenfalls zu den Frühjahrsputz-Aktivitäten. Falls man dies nicht ohnehin schon regelmässig macht hier vielleicht nochmal der ein oder andere Tipp.

Kostenlos kann man beispielsweise mit GrandPerspective, Disk Inventory X, OmniDiskSweeper oder jDiskReport (Achtung: Java) nach grossen Dateien suchen. Mit DaisyDisk (Auch im Mac App Store) sei eine kostenpflichtige, aber schicke, Alternative benannt.

Fazit

Ich hoffe, euch kann das helfen, den Mac auf Vordermann zu bringen. Wie räumt ihr denn so auf?

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