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Mail.app und Gmail – Eine sinnvolle Konfiguration (IMAP)

Hier wird viel über Apple Mail, Mailplane, Postbox usw. diskutiert. Ich lese das immer sehr aufmerksam mit und teste auch ganz brav. Aber am Ende des Tages lande ich wieder bei Mail.app.

Eigentlich Labels und Ordner ja gar nicht zusammen. Und bei der Standardkonfiguration sind auch die Ordner nicht die, die man eigentlich erwartet. Kommt das iPhone noch ins Spiel, dann multiplizieren sich die Probleme. Die meisten derer sind aber hausgemacht und deshalb stelle ich heute eine mögliche Konfiguration vor, die mir zur Zeit am Besten gefällt.

Hierzu gilt es an 2 Stellen zu konfigurieren: Bei Gmail und in der Mail.app

Gmail:

Navigiere in die Labs Sektion von Gmail.

Gmail Labs

Aktiviere die erweiterten IMAP-Steuerelemente.

IMAP Steuerelemente bei Gmail

Ist das erledigt hat sich in der Label-Verwaltung einiges getan und du kannst genau auswählen, welche Label als IMAP-Ordner angezeigt werden. Für die Standardordner empfehle ich folgende Konfiguration.

IMAP Label Konfiguration Gmail

Die Markierungen von Apple Mail werden automatisch mit dem Label Markiert abgelichen. Insofern benötigt man das Label nicht als Ordner. Eigene Label, die man gerne in Mail.app sehen will sollten [Gmail]/ als Präfix haben. Keine Angst, das sieht man später nicht! [Gmail] als Präfix ist nicht meine Erfindung. Google vergibt dieses Präfix bei einer Einbindung in einen IMAP Client von selbst.

Wenn ihr Filter von Gmail nutzt, die Mails in Labels verschieben so könnt ihr dieses ohne Bedenken umbenennen, denn Gmail zieht die Filterdefinition automatisch nach. Ich haben das bei einem Postfach mit 4GB getestet. Es funktioniert. Zum Umbenennen einfach auf den Namen klicken.

[Gmail] als IMAP Label Präfix

Auf der Gmail Seite habt ihr nur alles erledigt. Nun geht es an die Konfiguration der Mail.app. Alles was ich hier beschreibe betrifft Snow Leopard mit allen Updates. Es müsste aber auch in früheren Versionen ähnlich laufen.

Mail.app

Öffne die Einstellungen und gehe zu deinem Account. Wenn er noch nicht eingerichtet ist geht das eigentlich automatisch, oder ihr lest bei Google nach. Das würde hier den Rahmen sprengen.

Im Reiter Postfach-Verhalten schaltet ihr erstmal fast alles aus, das ändert sich später automatisch. Nicht wundern!

Mail.app Postfach-Verhalten

Im Reiter Erweitert ist es wichtig, dass ihr das IMAP-Pfad-Präfix auf [Gmail] setzt. Dieses Präfix vergibt Google an die Standardordner. Es ist also anzuraten [Gmail] zu verwendet. Im anderen Beschreibungen steht oft IMAP als Präfix, das ist meiner Meinung nach Blödsinn.

IMAP Präfix Mail.app

Danach seid ihr schon fast fertig. Es fehlt nur noch die Zuordnung der Basisordner Gesendet, Papierkorb und Entwürfe. Dies geschieht über den Menüeintrag Postfach -> Dieses Postfach verwenden für -> Gesendet, wenn ihr in der linken Ordnerspalte den Gesendet-Ordner eures Gmail Accounts ausgewählt habt. Diese Auswahl verändert wohl auch den Status unter Postfach-Verhalten.

Postfach verwenden für - Mail.app

Das Ergebnis ist eine ordentliche Struktur. Ich habe keine doppelten Mails auf der Platte. Es wird nicht noch einmal der gesamte Inhalt des Postfachs in den Ordner Alle Nachrichten abgelegt.

iPhone / iTunes

Liest man seine Mails wie ich auch am iPhone so kann man das iPhone ebenso konfigurieren. Das einfachste ist es nach erfolgter Konfiguration einen Sync mit iTunes zu starten. Vorher sollte man in Itunes das iPhone auswählen und im Reiter Info unter Erweitert auswählen, dass die Mail.app Konfiguration auf dem iPhone überschrieben wird.

Mail Account auf dem iPhone überschreiben

So habe fertig!  Ich habe es nicht gefunden und deswegen gedacht, dass so etwas auf Apfelquak sehr gut aufgehoben ist. Viel Spaß damit! Habt ihr Anregungen und Ergänzungen. Bitte in die Kommentare damit!

68 Kommentare

  1. Nebenbei: Kennt jemand von Euch das Problem, dass in Apple Mail bei IMAP-Konten die Optionen «Entwürfe auf Server speichern» und «Gesendete E-Mails auf Server sichern» immer wieder automatisch aktiviert werden, wobei entsprechende Postfächer in der lokalen Postfach-Leiste erscheinen?

  2. Also bei mir kommt kein Labs Symbol ;(
    Weder in Deutsch noch wenn ich die Sprache auf Englisch ändere!

  3. Habe bei Mail.app immer das Problem, dass Entwürfe ständig auf dem Server gespeichert werden und nach dem Senden dann in den Papierkorb gelegt werden. Da sammelt sich dann je nach länge der Mail einige Kopien an. Sicher kann man das Speichern der Entwürfe auf dem Server abschalten, aber es ist doch sinnlos einen Vorteil von IMAP zu deaktivieren, nämlich das Speichern von Entwürfen, um sie später evtl. woanders weiter zu bearbeiten. Dieses Problem ist im Moment mit das grösste Problem, dass mich von Mail.app in Verbindung mit Gmail abhält.

  4. @MacMacken:

    Nö geht leider nicht!
    Komisch ist aber das Buzz aktiviert ist oder ist das jetzt schon Standard?!

  5. Ok habs hinbekommen :)
    Dank Chrome steht es jetzt da!
    Werde morgen mal die Einstellungen ausprobieren!
    Danke schonmal für die Mühe!

  6. Komisch ist aber das Buzz aktiviert ist oder ist das jetzt schon Standard?!

    «Buzz» muss man einmal bestätigen, ansonsten wird es nicht aktiviert. Viele Benutzer klicken sich da aber einfach durch … bei Bedarf kannst Du «Buzz» in den Einstellungen wieder deaktivieren.

  7. Seit der Präfix Änderung, sind alle meine Labels im Mail.app weg… wieso?

  8. Ich nehme persönlich den leere [Gmail] Ordner in mail.app in kauf, anstatt dass dann meine ganzen Labels im Webinterface mit [Gmail]/… beginnen. Ansonsten schöne Zusammenfassung. :)

  9. Hallo Leute,

    eine Frage, wie macht ihr das mit dem archivieren? Meiner Meinung nach geht das nicht mit Mail. Daher bin ich bei Postbox hängengeblieben. Aber auch nur aus diesem einen Grund.

    Archiviert ihr eure Mails nicht?

    Gruss,
    Markus

  10. @Markus:

    Was verstehst Du unter «Archivieren»?

    In Apple Mail nutze ich bisweilen die Archivfunktion - solche E-Mail ist dann nicht mehr direkt verfügbar, bei Bedarf kann ich sie aber wieder importieren.

    Beruflich verwende ich den Archivdienst von Postini:

    http://www.google.com/postini/compare.html

  11. @Markus:

    Was verstehst Du unter «Archivieren»?

    Naja, standardmäßig sind ja in Gmail alle Mails im Ordner “All Mail” abgelegt. Dass sie im Posteingang erscheinen, ist ja nur ein “Nebeneffekt” des Labels “Inbox”. Wenn ich im Webinterface die Mail gelesen habe, archiviere ich die Mail, in dem ich das Label Inbox entferne und die Mail im Archiv landet (erreicht wird dies durch klick auf den Button “Archivieren”). Das geht aber in Mail nicht. Oder doch?

    In Postbox gibt es dafür einen Button. Das macht sich dort recht gut.

    Gruss,
    Markus

  12. @Markus:
    Wenn du die Mail im Posteingang löschst, wird sie archiviert.

    Schön wärs. Habs eben probiert. Zwei Emails, die ich in Mail im Posteingang hatte, per Löschbutton gelöscht. Im Webinterface nachgeschaut und da habe ich sie im Trash wiedergefunden, noch mit dem Inbox Label dranne. Mist.

    Und bei Dir geht das?

  13. @Markus, JANNiS: Man beachte die beiden Sternchen in der Erklärung von Google …

  14. Was meinstn damit? Ich kann daraus keine Änderung der Konfiguration ableiten.

  15. Vielen Dank. Ich habe das ausprobiert und es funktioniert einwandfrei.
    Jetzt bitte das ganze noch für Kalender :-)

  16. Ähm..nett das deine E-Mail überpinselt ist…
    wenn der Pinsel jetzt noch auf 100% wäre könnte man die E-Mailadressse vielleicht wirklich nicht mehr lesen :P

  17. Was ist dein Gedanken hinter [Gmail] als IMAP-Pfad-Präfix? Wenn man schon Labels in gmail angelegt hat, werden die dann nicht mehr angezeigt in der mail.app. Eigentlich nicht sinnvoll wie ich finde.

  18. Also so wirklich hilfreich war der Tipps nicht. Alle meine Emails sind verschwunden. Öhm. Nicht gut.

  19. @GhostDoc Bei dieser Konfig. Werden einige Ordner ausgeblendet Und man muss denen die man sehen will ein Präfix geben. Verschwunden ist sicherlich nix ;-)

  20. Wenn ich das hier so lese – eing Grund mehr für Mailplane. :hehehe:

  21. Was ist dein Gedanken hinter [Gmail] als IMAP-Pfad-Präfix? Wenn man schon Labels in gmail angelegt hat, werden die dann nicht mehr angezeigt in der mail.app. Eigentlich nicht sinnvoll wie ich finde.

    Du müsstest dann deine ganze Labels in Google Mail entsprechend in [Gmail]/… umbenennen. Dann tauchen sie auch wieder in mail.app auf.

    Vorteil ist, unter mail.app gibt es dann keinen [Gmail] Ordner mehr, da dieser als Prefix gesetzt wurde. (Nicht bekannte Prefixe werden als Ordner angezeigt)

    Nachteil ist, im Webinterface haben nun alle Labels ein, wie ich finde, störendes [Gmail]/… dran.

  22. Nachteil ist, im Webinterface haben nun alle Labels ein, wie ich finde, störendes [Gmail]/… dran.

    Ein ziemlich grosser Nachteil wie ich finde, sofern man ab und an das Webinterface nutzt sowie das iPhone (via exchange).

    Wenn ich das hier so lese – eing Grund mehr für Mailplane. :hehehe:

    Mailplane ist cool. Wenn man aber mehrere Mailadressen hat die nicht über gmail laufen, kommt man mit Mailplane nicht weit (oder kann das mittlerweile ganz gewöhnliches imap?).

  23. Super Erklärung. Hilft bestimmt vielen Leuten weiter. Ich nutze es genau so schon seit langer Zeit. Komplizierter wird es aber wenn man versucht ical und google Kalender zusammen zu bringen. Vor allem wenn man den Kalender richtig nutzt. Sprich Einladungen annehmen will oder verschicken und andere google Kalender abonniert hat oder konfigurieren kann. Dort kann ich noch gute Ratschläge gebrauchen.

  24. Mailplane ist cool. Wenn man aber mehrere Mailadressen hat die nicht über gmail laufen, kommt man mit Mailplane nicht weit (oder kann das mittlerweile ganz gewöhnliches imap?).

    Nein, es arbeitet nur mit Gmail-Accounts zusammen.

    In deinem Fall hast du recht.

    Ich leite alle meine Mailadressen nach Gmail um und verteile dann je nach Adresse ein entsprechendes Label.

  25. Ich leite alle meine Mailadressen nach Gmail um und verteile dann je nach Adresse ein entsprechendes Label.

    Und da sind wir beim nächsten Problem, leider leider. Als iPhone-Nutzer kann man dann eben nur mit der gmail-Adresse antworten, nicht mit einer anderen, eine auf gmail weitergeleitete Adresse.

    Das ganze kann ganz schön nerven und gefühlt wird am Ende alles nicht einfacher, sondern nur komplizierter. Zumindest sobald man das geschlossenen und gut funktionierende Biotop verlassen will.

  26. Leider reizt die obige Lösung nicht alle Möglichkeiten aus – Push fehlt mir beispielsweise. Und dann kommen wieder neue Probleme, wenn man am iPhone den GMail-Account als Exchange-Account einrichtet.

  27. 1. Ich verstehe das mit dem [Gmail]-Präfix nicht.
    Wozu soll das gut sein? Bei mir sind alle Labels in mail.app normal sichtbar – ohne ein GMAIL davor (was ich auch nicht will.

    2. Andere Frage:
    Ich hätte gerne, dass wenn ich auf die Löschen-Taste drücke, die Email auch in den Papierkorb wandert und nicht archiviert wird. Gibt es da eine Lösung?

    3. In der Google-Hilfe steht, dass in mail.app “Gelöschte Nachrichten in Papierkorb verschieben” > NICHT markieren.
    Was ist nun richtig?

    http://mail.google.com/support.....wer=78892#

  28. Super Tutorial, danke. Hat viel gebracht.

    Ich hatte auch das Problem mit verschwundenen Mails, die aber wieder auftauchten, nachdem ich Mail neu gestartet habe. ;-) (10.6.2)

  29. @Matthias:

    Hast Du BusySync (oder BusyCal) schon ausprobiert?

    Ich verwende BusySync erfolgreich mit Google (Apps) - zwischen Mac und Google synchronisiere ich per BusySync, zwischen Google und iPhone mittels CalDAV (nicht Exchange, wegen den Falschfarben).

  30. @MacMacken
    Danke für den Tipp. Ich wollte immer ohne zusätzlichem Programm auskommen. Aber anscheinend ist das nicht möglich. Vor allem die Verwaltung der Einladungen per ical sind nervig, da es nicht klappt.
    Ich werd es mir mal ansehn.
    Glaub mich zu erinnern am iphone haben sie die Farben beim Exchange gebrauch korrigiert. Ich nutze allerdings auch calDAV am iphone.

  31. Und dann kommen wieder neue Probleme, wenn man am iPhone den GMail-Account als Exchange-Account einrichtet.

    Inwiefern? Wo ist da das Problem?

  32. @Matthias, @MacMacken Ich nutze iCal mit meinem Google Kalender mit den CalDav Settings. Es funzt alles! Wo habt ihr Probleme? Ich habe im iCal meinen Kalender und die von drei Kollegen plus den Urlaubskalender der Firma. IPhone mache ich mit Exchange Settings und verzichte seit dem ich mit dem 2. iPhone bei der T-Com bin auf die richtigen Farben. Wenn man sein iPhone befreit hat, kann man die Farben setzen. Steht hier irgendwo in AQ in den Kommentaren.

    @all das mit dem [Gmail] Präfix kann man weglassen, dann hat man schöne Labels aber immer einen sinnlosen Ordner der [Gmail] heisst. Da ist mir persönlich Mail.app und iPhone wichtiger als das Webfrontend.

  33. Ähm..nett das deine E-Mail überpinselt ist…
    wenn der Pinsel jetzt noch auf 100% wäre könnte man die E-Mailadressse vielleicht wirklich nicht mehr lesen :P

    Oops! Ich werds überleben ;-)

  34. @dolce Was zum Beispiel gar nicht klappt ist das Beantworten von Einladungen bzw. das Zuordnen von Einladungen zu einem bestimmten Kalender zb ne private Einladung in den Kalender “Privat” und ne berufliche Einladung zum Meeting in den Kalender “Work”)

  35. Hi. Ich habe ein Problem.

    Ab dem “Postfach verwenden für” komm ich einfach nimmer weiter. Welches Postfach muss ich denn dafür Makieren? Bei mir ist die Auswahl immer grau. Und irgendwie hat er auch keine Ordnerstruktur angelegt links in der leiste. Habe nur den googlemail posteingang.

    Muss ich bei Googlemail [Googlemail] und nich [Gmail] vor schreiben?

    würde mich über eine antwort freuen.
    danke & gruß.

    • Hallo Maru,

      hast du eine Lösung gefunden, bei mir sind die Auswahloptionen leider auch ausgegraut und ich kann gesendete und gelöschte leider nicht syncen.

      Danke!

  36. @Matthias:

    Glaub mich zu erinnern am iphone haben sie die Farben beim Exchange gebrauch korrigiert. Ich nutze allerdings auch calDAV am iphone.

    Das Problem mit den Falschfarben besteht leider immer noch:

    http://macmacken.com/2010/03/2.....ogle-sync/

    Seit man beliebig viele Calender per CalDAV nutzen kann, bin ich damit zufrieden. Vorher war die Konfiguration für jeden einzelnen Kalender gar mühsam.

  37. @dolce:

    @Matthias, @MacMacken Ich nutze iCal mit meinem Google Kalender mit den CalDav Settings. Es funzt alles! Wo habt ihr Probleme? Ich habe im iCal meinen Kalender und die von drei Kollegen plus den Urlaubskalender der Firma. IPhone mache ich mit Exchange Settings und verzichte seit dem ich mit dem 2. iPhone bei der T-Com bin auf die richtigen Farben. Wenn man sein iPhone befreit hat, kann man die Farben setzen. Steht hier irgendwo in AQ in den Kommentaren.

    CalDAV und Google Calendar dunktionieren problemlos, ich würde mir lediglich mehr Flexibilität bei den Farben wünschen (aber immerhin sind es keine Falschfarben wie bei Google Sync/Exchange).

    Meine iPhone OS-Hardware möchte ich nicht hacken müssen um korrekte Farben zu erhalten - so bin ich mit CalDAV zufrieden, zumal mir eine regelmässige Aktualisierung genügt, ich benötige kein Push.

  38. Wenn ich jetzt aber den Präfix [Google Mail] unter Erweitert eingebe und sichern, dann zeigs meine ganzen Mails aber nicht mehr im Postfach an? Was genau ist da jetzt an den Einstellungen falsch?
    Die Ordner Trash, Sent Mails etc. sind zugeordnet, aber die Hauptmails in der Inbox fehlen..

  39. Wenn ich jetzt aber den Präfix [Google Mail] unter Erweitert eingebe und sichern, dann zeigs meine ganzen Mails aber nicht mehr im Postfach an? Was genau ist da jetzt an den Einstellungen falsch?
    Die Ordner Trash, Sent Mails etc. sind zugeordnet, aber die Hauptmails in der Inbox fehlen..

    Nach einem Neustart von Mail.app sind sie aufeinmal wieder da :)

  40. Pingback: Linkeria (25. März – 29. März) » der tag und ich

  41. Ich nehme persönlich den leere [Gmail] Ordner in mail.app in kauf, anstatt dass dann meine ganzen Labels im Webinterface mit [Gmail]/… beginnen. Ansonsten schöne Zusammenfassung. :)

    Kann ich mich nur anschließen. Die Anleitung ist top! Wenn man Google Mail überwiegend in Apple Mail einsetzen möchte, ist das mit dem Präfix echt genial. Allerdings erkauft man sich das halt mit der Unübersichtlichkeit im Webinterface.
    War schwer hin und her gerissen, was ich jetzt eher akzeptieren kann und hab mich für den leeren Ordner entschieden :)
    Evtl. Interessant: Bei mir war es [Google Mail], was ich als Präfix angeben musste.

  42. Hallo zusammen,
    also ich bin noch ziemlich neu mit allem. Ich hab seid knapp 3 Monaten ein iPhone und seid Freitag endlich auch ein MacBook. Ich habe vier Email adressen. zwei bei web.de und zwei bei gmx.de. das mailprogramm hat auch alle Postfächer von web.de übernommen und auch auf meinem Iphone. nur leider sind diese emails nicht so wichtig und mir geht es darum das ich meine emails von gmx.de auch vom iphone verwalten möchte. leider weiss ich nicht wie ich alle email adressen mit ordnern verwalten kann, so dass ich zb. web und gmx email in einem ordner auf meinem iphone abspeichern kann. kann ich alle emails irgendwo sammeln und dann mit nur einem postfach auf dem iphone und macbook arbeiten?
    vielen dank im vorraus
    gruß

  43. Der Tipp war echt gut, aber leider habe ich nicht den richtigen Tarif :( gibt es denn die möglichkeit die emails irgendwo zu sammeln auf eine email adresse sodass ich nur diese auf meinem iPhone konfigurieren kann, mit Ordnern und allem drum und dran und das auch noch kostenlos?
    Vielen Dank & Gruß

  44. damit wärst du wohl wieder bei Gmail, denn dort kannst du alle alten Adressen per POP lesen. Man kann sogar über das Web-Interface von Gmail mit fremden Absendern senden. Schau es dir mal an!

    http://mail.google.com

  45. Hi,

    vielen Dank für den super Beitrag! GENAU diese Konfigurationen habe ich seit Ewigkeiten gesucht.
    Ich bin gerade nur durch Zufall über @Showscreens auf deinen Blog gekommen; werde aber in Zukunft öfters vorbeischauen :)

    Gruß

  46. Muss ich bei Googlemail [Googlemail] und nich [Gmail] vor schreiben?

    Sprachabhängig, auf Englisch AFAIK [Gmail], auf Deutsch [Google Mail].

  47. Also ich habe als Präfix vor meinen Ordnern überall INBOX/ .. damit erscheinen bei mir all jene Labels als Unterordner des Posteingangs

  48. .. achja .. und in der Mail App nix als Präfix angegeben ..

  49. Hallo, wenn ich die Präfix eingebe kann ich die Ordner nicht zuordnen, da der IMAP Ordner verschwindet.

  50. Hat sich erledigt, ezt gehts :)

  51. Super Anleitung, danke!
    Das grüne Google Labs Symbol ist beim Google-Account standartmässig nicht vorhanden. Um die IMAP-Erweiterung zu installieren muss man unter: Einstellungen –> Google Labs, suchen.

  52. Wie ist das mit der Zuordnung der Basisordner wenn ich mehrere Gmail Accounts in Mail-App eingetragen ab?

    Wie kann ich festlegen, dass die gesendeten Emails von Gmail Account 1 auch im Gesendet Ordner von diesem Account landen und die von Account 2 im Gesendet Ordner von Account 2 und nicht von Account 1?

  53. Am Mac ist alles einwandfrei danke!

    Nur der iTunes Sync mit meinem iPhone (und überschreiben) hat nichts gebracht.

    Es ist immer noch alles ungeordnet.

    Liegt vll. daran das ich Gmail am iPhone mit Exchange eingebunden habe? (was ich ja muss um Push Nachrichten zu bekommen oder?)

  54. hi,
    super anleitung, vielen dank :)

    2 kleine anmerkungen:
    “Labs” ist in googlemail nur in der standartansicht verfügbar. wer, wie ich, gerne die ansicht “einfaches html” verwendet muss einfach kurz die ansicht wechseln.

    google hat wohl die labels von [Gmail] in [Google Mail] geändert. setzt man nun [Google Mail] als präfix und ordnet wie beschrieben die postfächer zu, dann verschwindet auch der leere gmail postfachordner :)

  55. Habe mich den halben Nachmittag mit den beiden Macs meines Vaters rumgeschlagen – Mail und Googlemail wollten einfach nicht so, wie ich. Dank der Anleitung sind die Macs und ich jetzt aber doch wieder Freunde, danke dafür :)

  56. Gibt es immer noch unter Labs die “erweiterte imap-steuerelemente”.

    Ich konnte es nicht finden aber ich kann trotzdem die Labels und IMAP Ordner Einstellungen einzeln wählen. Bringt es sonst noch was?

    Danke!

    • Und noch ne frage… ich habe Einstellungen gemacht aber hab die bei den ersten einstellungen überall wieder haken “entwürfe auf server sichern” usw. haben wieder haken? soll ich die wieder ändern?

      und noch ne frage… ich bekomme die email die ich geschickt habe in inbox. wie kann ich das verhindern?

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