Fokussier dich! – Der Mythos und die Plage der Ablenkung

(Foto: smlp.co.uk)

Lange nicht mehr über GTD geschrieben. Aber langsam wird’s mal wieder Zeit. Denn wenn ich Apfelquak so lese, muss ich doch ein wenig Denkanstösse geben. Und solange mein GTD-Web2.0-Beratungs-Projekt zwar gestartet ist, aber noch kein Gesicht hat, muss ich das dort machen, wo die andere interessante Artikel stehen.
Grund für mein schreiben sind die “Fokus Tools”-Einträge eines werten Kollegen. Grossartikel Artikel nebenbei! Und das eine oder andere Gespräch mit Freunden.

In diesem Artikel möchte ich ein wenig tiefer in die Fokusierungs-Mythen eintauchen und Ursachen sowie Auswirkungen diskutieren. Beziehungsweise einen Anstoss dafür geben, warum das eine so nicht klappt/klappen wird.
Über das Thema GTD, Fokussierung, Motivation und auch ein klein wenig darüber, wie sich Depressionen auf uns auswirken, habe ich bereits mehrere Vorträge gehalten. Und möchte hier mal einen wirklich kurzen Überblick und hilfreiche “Tools” an die Hand geben, wie auch ihr eure Arbeit “gebacken bekommt”.

Getting Things Done statt Getting Nothing Done

Wissenschaftliche Studien haben bewiesen (Link leider verlegt), dass wir Menschen leicht aus der Fassung zu bringen sind. Arbeiten wir “vertieft” an einem Projekt und werden dann aus dieser Arbeit abrupt herausgerissen, etwa durch einen Telefonanruf oder einen Arbeitskollegen, brauchen wir einen enorm langen Zeitraum um wieder zum selben Vertiefungszustand zu kommen.
Wir fühlen das. Und wir fühlen uns nicht wohl dabei. Das nagt an uns und wir fühlen uns frustriert. So als würden wir “nichts auf die Reihe kriegen”. Viele kennen dieses Gefühl, ich im übrigen auch, und es zieht sich durch alle Berufsschichten durch.
Manche dieser Personen sind Programmierer. Und was macht ein Programmierer, wenn er das Gefühl hat ständig abgelenkt zu werden und ja nur deshalb “richtig” arbeiten zu können? Richtig, man programmiert sich da ein kleines Tool zusammen um die ständige Ablenkung loszuwerden. Zack! Mit der Fliegenklatsche direkt aufs Problem drauf. Die Ablenkung ist weg und jetzt kann man endlich anfangen richtig zu arbeiten.
Eine andere Art diese Ablenkungen zu reduzieren ist letztendlich, die Ablenkungen zu reduzieren. Einmal kurz auf Skype geschossen und weg ist das Ding. Einmal kurz auf die Mitgliedschaft im Jugendverein geschossen und weg damit. So reduziert man seine Teilnahme an allen möglichen sozialen Events um sich wirklich ganz und alleine auf seine Arbeit zu konzentrieren.

Doch ist das denn wirklich so? Können wir erst dann richtig gut arbeiten, wenn wir die richtigen Tools installiert haben?
Das halte ich für einen Irrtum, denn statt einfach zu arbeiten und darunter zu leiden wie es sich gehört verbringen wir also die Zeit damit durchs Internet zu surfen und “tolle Tools” zu finden die uns beim arbeiten “unterstützen”. Dabei wollten wir doch aufhören zu prokrastinieren
Ehrlich gesagt hat noch niemand etwas erfunden, dass mir meine Arbeit tatsächlich abnimmt oder leichter macht. Arbeit bleibt immer Arbeit egal was man versucht dagegen zu machen.

Mittel gegen Ablenkung

Als ich vor knapp 5 Jahren anfing mich mit Selbstmanagement, Zeitmanagement, sonst-was-Management auseinander zu setzen. Ging es mir wie den meisten Lesern. Ich war noch Student und hatte eine “wichtige Arbeit” abzugeben. Ich litt darunter endlich damit zu beginnen die Arbeit zu schreiben. Es war die Hölle. Ständig musste ich Emails checken, ich musste Twitter checken, ein Forum checken. Hauptsache alles machen, was nicht hilft diese Arbeit fertig zu kriegen. Das wurde so unangenehm, dass ich anfing irgendwelche “Tools” zu installieren, die mir dabei helfen sollten mich besser zu konzentrieren.
Man ahnt es vielleicht schon. Es hat nichts gebracht. Früher oder später musste ich mir eingestehen, dass nichts mehr hilft die Arbeit fertig zu schreiben als sie, naja…, eben zu schreiben.

Dabei haben mir aber ganz andere Dinge dabei geholfen als Tools. Nein, ich spreche nicht von Fleiss, nicht nur. Hier also ein paar Tipps um die Konzentration zu schärfen.

Abschalten – aber intelligent

Bestes Beispiel hierfür sind wahrscheinlich Emails. Viele von uns lassen ihren Email Client den ganzen Tag laufen, damit man sofort informiert ist, wenn eine Mail ankommt. Mein Mail Programm ist die meiste Zeit aus. Es gibt so was wie “feste Zeiten” an denen Emails abgerufen werden. In den anderen Zeiten nicht. Das ist ein Ritual und ich freu mich drauf. Ganz ehrlich gesagt ist es inzwischen so, dass ich gerne Mail zu mache, weil’s mich nervt wenn ständig neue Mails ankommen. Also weg mit dem Ding.

Der Ritus: Morgens nach dem aufstehen, mache ich das was viele Leute machen. Ich informiere mich über die Welt. Mail an, Twitter an, RSS-Reader an, Chat an. Und dann erstmal alles lesen. Schön der Reihe, oder auch durcheinander, das ist nicht so wichtig. Nebenbei einen leckeren Tee und Frühstück. So verbringe ich dann knapp eine Stunde. Danach geht’s zum duschen und dann ab in die Arbeit. (Naja…komme ich gleich dazu)
Ab in die Arbeit heisst “abschalten”. Nicht mein Gehirn sondern Twitter, Mail und RSS-Reader. Ich muss nicht ständig informiert sein wenn irgendjemand einen Furz auf Twitter postet. Ich muss nicht sofort der erste sein, der mitbekommt sobald bei Lachhaft ein neuer Comic erscheint. Das bringt mir nichts – jedenfalls nicht für die Arbeit. Das ist Amüsement und Entertainment. Das macht Spass! Aber es hat eben in der Arbeit nix verloren. Also schliesse ich meinen Mail Client.
Sollte ich dann doch mal eine äusserst wichtige Email bekommen, wird derjenige wahrscheinlich auch meine Telefonnummer haben und mich anrufen, wenn er was will. Und mal ganz ehrlich, die meisten Emails sind nicht so wichtig, als dass man sofort darauf antworten müsste.

Feste Zeiten

Meine festen Zeiten haben sich so entwickelt. Das ist irgendwann automatisch passiert. Lange habe ich nicht gewusst warum, jetzt weiss ich es. Und allein das Wissen darum hat mir geholfen dieses System zu optimieren.
Unser Arbeitstag ist biologisch gesehen in Phasen unterteilt. Es gibt beispielsweise den Begriff der Eule und der Lerche. (lesenswert!)

Lerchen sind die typischen “Frühaufsteher”. Früh raus aus dem Bett und dann mit aller Wucht dem Tag entgegen schreien und sofort loslegen. Gegen Abend werden Lerchen dann früher müde, wohingegen Langschläfer zwar früh schwerer in die Gänge kommen, aber Abends länger durchhalten.
Es macht nun Sinn sich seinen Tag so einzuteilen, dass man mit seiner biologischen Uhr tickt. Wer früh das Gefühl hat jetzt leg ich aber mal los, sollte das auch tun. Aber bitte kein schlechtes Gewissen haben, wenn es um die Mittagszeit nicht so gut klappt. Denn es ist nicht etwa die eigene Unfähigkeit sich nicht “richtig konzentrieren” zu können, sondern es kann auch einfach sein, dass uns unser Körper daran hindert. Warnsignale aussendet “Mach mal kurz ein bisschen langsamer, ich brauch mal ein paar Minuten”. Nach einer kurzen Pause geht’s dann auch wirklich wieder besser. Bei mir sind früh und später Nachmittag gute Arbeitszeiten. Danach “hänge” ich meist nur so rum.
Der Unterschied ist, sich deswegen kein schlechtes Gewissen zu machen! Den ein schlechtes Gewissen zu machen, macht uns ein schlechtes Gefühl und wir fangen an uns beim arbeiten noch schlechter zu fühlen. Das ist dann ein typischer Teufelskreis. Wir haben eine negative Einstellung zur Arbeit, während wir arbeiten bauen wir weiter negative Energie auf, die wir dann wieder in negative Assoziationen stecken.
Dagegen ist es viel einfacher zu akzeptieren, dass es manchmal eben einfach nicht so gut läuft. Shit happens! Und wenn schon, in ein oder zwei Stunden sieht das schon wieder ganz anders aus.

Szenenwechsel

Oftmals haben wir das Gefühl zuhause fällt uns “die Decke auf den Kopf”. Ich habe hier irgendwo mal geschrieben, dass ich nach dem duschen in die Arbeit gehe. Viele die, wie ich, am Rechner arbeiten wissen, dass “arbeiten gehen” nicht wirklich mit körperlicher Bewegung zu tun hatte. Ich bewege mich keinen Meter um “in die Arbeit zu gehen”. Ich verharre vor diesem Teil hier bis ich Abends ins Bett gehe.
Aber es hilft mir trotzdem die Szene zu wechseln. Es ist, auch wieder wissenschaftlich, auch hab ich wieder den Link verlegt, erwiesen, dass unsere Produktivität steigt, sobald wir uns in eine Umgebung verfrachten in der gearbeitet wird. Zuhause wird eben nicht gearbeitet sondern iTunes gehört und Podcasts geschaut.
Mit tut der Szenenwechsel übrigens enorm gut. Das empfinde ich als eine der wohltuendsten Arbeitserleichterungen die es gibt. (Es gibt noch andere Self-Commitments, Commitments generell finde ich ganz toll.)

Positiva

Also raus mit der schlechten Energie, rein mit der guten. Tai Chi!
Falls ihr die Chance habt den Film “The Secret” in die Finger zu bekommen, würde ich ihn euch ans Herz legen. Nicht weil es darin um irgendwelche “magischen” Kräfte geht die in unserem Universum existieren. Sondern vielmehr weil dieser Film die Idee, wie man positive Vorstellung dazu nutzen kann irgendwas zu erreichen, sehr anschaulich rüber bringt.

Neulich wurde ich mal gefragt, warum ich denn “alles so leicht nehme” und “mit Humor” und “irgendwie trotzdem alles hinbekomme”, obwohl ich “so hart arbeite und erfolgreich bin”. Ich sehe das einfach nicht so eng. Ich kann nicht von heute auf morgen ein Projekt zum Erfolg bringen. Es ist unmöglich eine gewisse Sache auf biegen und brechen herbei zu sehnen. Ich muss konstant daran arbeiten. Und koste es was es wolle fertig bringen. Natürlich ist das ätzend! Ich hasse es manche Tage. Aber das macht mich auch froh. Manchmal scherze ich “Oh, dieses bescheuerte Projekt bringt mich um!” Aber das macht mich kurzfristig so glücklich, damit ich weiter arbeite.

Wie kann man also positive Vorstellungen bekommen? Gerade gestern wurde ich das gefragt. Wie kriege ich das fertig so verdammt positiv meiner Zukunft entgegen zu lächeln? Da ich fast 30 bin hat sich meine Einstellung zum Leben mehrfach verändert. Ich habe ein klares Bild von dem was ich einmal sein und tun möchte.
Dann stelle ich mir die Gesichter ehemaliger Schulkameraden an, wie sie in einigen Jahren auf einem Klassentreffen mich wiedersehen und vor Neid platzen, wenn sie erkennen, dass ich als einziger den Mumm hatte zur Uni zu gehen, mein Diplom, dann meinen Bachelor und nun meinen Master zu machen, mich selbständig zu machen und verdammt nochmal den Plan hege Kinder in die Welt zu setzen und auch die noch mit durchzufüttern und gross zu ziehen. Da gehört Schneid dazu und ich weiss ihr könnt das auch!

Also stellt euch vor was ihr mal machen wollt. Fangt an herum zu spinnen über die Zukunft. Schreibt es auf und versucht euch dann vorzustellen wie begeistert jeder sein wird, wenn ihr dort angekommen seid!

Fazit

Ablenkung eliminieren heisst Leute umbringen! Warum ich das so krass sage, Menschen lenken uns auch ab, genauso wie Twitter und Co. Um der Ablenkung Herr zu werden. Bringen wir diese Dienste um – mit Tools und Helferlein. Doch im realen Leben funktioniert das so nicht. Ich kann nicht einfach meinen Chef oder Kollegen umbringen nur weil sie mich bei irgendwas stören.
Ich muss das akzeptieren, reagieren und damit umgehen. Basta!

Auch wenn es schwer ist sich zu konzentrieren und wir oft darunter leiden. So ist es doch kontraproduktiv alles gleich immer mit dem Hammer erschlagen zu wollen. Da du Ablenkung, nimm das!
Stattdessen hilft es wirklich sich mit seiner Arbeit anzufreunden und sein Leben normal weiter zu leben. Man muss nichts aufhören, nur damit man mehr Zeit hat für die Arbeit. So funktionieren wir nicht.

Ich hoffe dieser Eintrag hilft euch “auf die Reihe zu kriegen” und euren Arbeitsalltag zu “erleichtern”. Ich weiss inständig, dass ihr keine “Versager” seid, sonder grossartige Menschen die noch grossartigeres Leisten können.

Zum Schluss noch ein kleiner Link zu einem Artikel von neues darin geht es, dass wir im “digitalen Zeitalter” vielen Reizen ausgesetzt sind und deshalb leichter ablenkbar sind.
Herausstechendster Satz für mich war, dass wir langsam damit anfangen müssen uns wieder an Single-Tasking zu gewöhnen.