The Missing Tool: Reference Manager Mendeley

In den letzten Jahren habe ich diverse Bibliographieprogramme und Referencemanager ausprobiert und muss gestehen, dass erst beim dritten Studiengang klar ward, was genau eigentlich meine Bedürfnisse sind. Meine Unzufriedenheit mit den früheren Softwareprodukten lag vor allem an der Inkompatibilität der Testkandidaten mit meinen Wunschoptionen. Nach sechs Jahren aktiven Studierens ist nun nicht nur ein robuster Workflow, sondern auch eine gewisse Klarheit im Umgang mit den Hilfswerkzeugen des Lernens vorhanden. Ja, manche brauchen etwas länger.

Dieser Beitrag soll Mendeley vorstellen, eine relativ neues Programm zur Organisation von (wissenschaftlichen) Artikeln und Quellen in Form von PDFs. Wer nicht die Irrungen und Wirrungen meiner Softwarefindung lesen möchte, kann auch direkt runterscrollen zu zur Zusammenfassung.

Jahrelang nutzte ich hochzufrieden BibDesk, welches allerdings nicht der Masse an Artikeln gewachsen war, die meine letzten Projektarbeit mit sich brachte. Vor der letzten Abschlussarbeit suchte ich daher nach einer Oberfläche die einige automatisierte Funktionen zur Ordnungsherstellung mit sich brachte. Ich fand Papers und war  sehr glücklich mit den Recherche- und Importoptionen, allerdings stellte mich der unsaubere BibTeX-Export vor erhebliche Probleme – am Ende musste ich diesen in einem Texteditor bzw. doch wieder mit BibDesk so umfangreich nachbearbeiten, dass ich auch von Beginn an mit BibDesk hätte arbeiten können. Das Problem – ich will es nicht verschweigen – lag u.a. in der Tatsache, dass Papers das ist, was es heißt: Ein Programm zur Verwaltung von Journalartikeln. Ich hatte einige Monographien u.ä. in der Datenbank, die den Export zusätzlich “verunreinigten”.

Nach dem letzten Großprojekt begab ich mich also wieder auf die Suche nach einer neuen Software – diesmal mit strukturierteren Vorüberlegungen zur gesuchten Leistungsfähigkeit der Anwendung. Hier die Wunschliste an Fähigkeiten/Eigenschaften, die der ultimative Rund-um-sorglos-Idealkandidat mitbringen sollte:

• Desktopapplikation als Frontend einer
• definierbarer Ordnerstruktur (Jahr/Autor/…)
• automatisiertes Umbennenen der PDFs von teilweise kryptischen oder nicht aussagekräftigen Repositorynamen (article1.pdf nach: Autor_Jahr_Titel.pdf o.ä.)
• Weboberfläche/-storage, Sync-Möglichkeit war kein Muss für mich.
• Möglichkeit, ähnlich wie in iTunes “Playlists”, bzw. Lese- und Themenlisten, Ordner, Sammlungen o.ä. anzulegen
• möglichst automatisierter Import von PDFs, d.h. minimaler Aufwand von Hand zu taggen, Datenbankfelder auszufüllen, etc.
• die Desktopapplikation soll möglichst auch ein Interface zu Suchmaschinen (für wissenschaftliche Artikel) bilden und direkte Importoptionen bieten (wie das Papers hervorragend macht)
• Öffnen & Lesen der PDFs innerhalb der Oberfläche, ohne die Datei extra in Vorschau öffnen zu müssen
• Überblick über Sortiertes, Gelesenes und Ungelesenes bieten
• Hohe Priorität: saubere LaTeX/BibTeX-Integration, da dies meine hauptsächlichen Schreibwerkzeuge sind
• flexibler Umgang mit verschiedenen Veröffentlichungsformen (insbesondere Buchkapiteln)
• OpenSource wäre großartig
• Ich möchte eine stets aktualle BibTeX-Datei all meiner Daten zur Hand, die ich nicht doppelt und dreifach manuell pflegen muss.

Soweit, so anspruchslos…

Während jede einzelne dieser Aufgaben von einigen Programmen meisterlich beherrscht wird – Skim, Vorschau & Co. annotieren PDFs, Yep verstaut sie & gibt eine Suche her, BibDesk bibliographiert, verdatenbankt & verlinkt, JabRef macht das in gewichtigerer, platformunabhängiger Umgebung, Papers hat großartige Import- und Suchmöglichkeiten, streikt aber bei Buchkapiteln und hat zumindest meiner Erfahrung nach einen praktisch unbrauchbaren BibTeX-Export, usw. usf.…-  fehlte mir lange die eierlegende Wollmilchsau.

Mendeley: Hauptfenster

Fast all diese Aufgaben und noch einige Comfort-Features mehr erfüllt & bietet Mendeley. Größter Wehrmutstropfen aus meiner Sicht: Es ist nicht OpenSource und so ganz klar ist nicht, in welche Bezahlmodelle sich die Entwickler begeben wollen. Die FAQ gibt zwar Auskunft zur Tatsache, dass die Software immer als kostenfrei zur Verfügung stehen wird – was allerdings die “reasonable fee” für die Pro-User in der Zukunft ist, ist wohl sehr subjektiv und nicht ganz absehbar. Ich nehme an, es wird sich dabei vor allem um erweiterte online Funktionalitäten und/oder mehr online Speicherplatz für die eigene Datenbank handeln. Nächste Einschränkung der Wunschfunktionalität: Ich vermisse direkt in die Oberfläche integrierte Suchmöglichkeiten.

Dem OpenSource-Makel ist entgegen zu setzten, dass Mendeley auf weit verbreitete Standards setzt, d.h. die Ordnerstruktur ist “nur” eine solche und die Datenbank kann jederzeit als BibTeX-Datei bereitgestellt und in alternative Anwendungen importiert werden. Den fehlenden integrierten Suchmöglichkeiten wurde jetzt zumindest teilweise mit dem Mendeley Web Importer Bookmarklet begegnet – einem Bookmarkicon wie wir es von Delicious, Tumblr und ähnlichen Diensten kennen, welches den Direktimport in die eigene Datenbank aus zahlreichen Repositories unterstützt.

Eines der überraschenden Comfort-Features für mich ist u.a. die Möglichkeit, Ordner automatisch zu überwachen. Verschiebe ich bspw. einen neu gefundenen Artikel als PDF in meinen “Artikel”-Ordner, registriert das Mendeley und fügt diesen automatisch der Datenbank hinzu – sowohl das PDF als auch den entsprechenden BibTeX-Datensatz. Das Programm sucht sich die Daten für den Datensatz weitestgehend allein, ein Prozess der bei Papers immer noch mit mehreren Klicks verbunden ist. Wenn die Datenbank zwischen 500 und 1.500 Dokumente umfasst, ist das kein Spaß. Mendeley sucht sich die Infos selbst und bietet dann anschließend Nachbesserungsmöglichkeiten. Die Detektionsfunktion läuft bisher erstaunlich solide für eine Software im Beta-Zustand. Für falsche oder unsichere Zuordnungen, die die Software selbst als solche erkannt hat, bietet das Programm die Kategorie “Needs Review”, die ich ab und zu besuche und abarbeite.

Ein Klick auf “Details are correct” verschiebt den Datensatz in die sortierten Kategorien; “Search by Title” fragt Google Scholar nach dem korrekten und vollständigen Datensatz (Autor, Jahr, Journal, Keywords etc.), wenn man einmal den richtigen Titel des Dokumentes eingetragen hat.

Mendeley: Annotations- & Lesemöglichkeit, sowie Datensatz zur Bearbeitung.

Außerdem hilfreich ist die Möglichkeit, PDFs in Mendeley zu lesen, zu annotieren und mit oder ohne diesen Anmerkungen zu exportieren. Ein “Umweg” über Vorschau oder Adobe-Programme ist nicht zwingend notwendig.

PlugIns & Erweiterungen scheinen in steter Entwicklung zu sein – es existieren bereits Schnittstellen zu CiteUlike und Zotero, allerdings habe ich diese nicht getestet. Außerdem geben sich die Entwickler offen für Kritik und Anregungen – z.B. via Twitter oder im Projektblog. Geht es um die Weiterverwendung der Daten bietet Mendeley Unterstützung mit zahlreichsten Zitationsstilen an – neben der LaTeX-Integration.

Stichwort Community: Ein großer Teil des Mendeley-Projektes spielt sich online ab. Die Desktopanwendung zeigt nur die Hälfte der Möglichkeiten auf. Online gibt es eine ganze Fülle von Kollaborationsmöglichkeiten. Über die auch in der Software vorhandenen “Shared Collections” ist es möglich Bibliographien zu teilen und sich auszutauschen. Die Nutzerzahl steigt beständig und über das “Invite Colleages”-Menü können Kollaboranten schnell eingeladen werden. Die umfangreicheren Möglichkeiten von Mendeley online habe ich, hauptsächlich mangels einer Testkollaborantengruppe, noch nicht getestet.

Weiterhin bietet Mendeley eine aufgeräumte Oberfläche, Backupmöglichkeiten für Bibliographien und ein 13seitiges Tutorial, welches für mich keine Fragen offen ließ.

Fazit:
Andere Reviews sind bereits voll des Lobes, daher halte ich mich kurz. Für meine doch recht hohen Ansprüche  und nach zahlreichen, teilweise ausgiebigen Versuchen ein nachhaltiges Ablage- und Bibliographiewerkzeug zu finden, überzeugt mich das noch junge Mendeley. Es ist erstaunlich stabil, flexibel und bietet neben einfacher Benutzerführung zahlreiche Funktionen, die es für mich zu einem One-Stop-Shop für die (wissenschaftliche) Referenzablage machen.

Wer mit einer englischsprachigen Nutzeroberfläche keine Probleme hat, sollte sich das Projekt mit Potential mal ansehen – im Zweifel verabschiedet man sich mit einer sortierten Ordnerstruktur, hübsch benannten PDFs und einer vollen BibTeX-Datenbank wieder von dem Programm.

Zusammenfassung einiger Features:

+ Lesen & Annotieren der PDFs direkt im Programm

+ automatisiertes Einlesen der Kerninfos (robust und weniger umständlich als bspw. in Papers)

+ personalisierte Ablageoption in vordefinierten Ordnern, wenn gewünscht

+ Möglichkeit, unspezifisch benannte PDFs (“article.pdf”, “article1.pdf” usw.) automatisch beim Import umzubenennen – z.B. nach “Autorname_Jahr_Journal.pdf”

+ Für Standards wie bspw. Science Direct werden die Keywords, der Link zum Artikel und die Hauptinfos auch schon sauber übernommen – das Abstract leider nicht.

+ Automatisch generierte, “freundliche/hübsche” Citationkeys “Mueller2010″

+ Möglichkeit zusätzlich persönliche keywords / Tags / Schlagworte zu vergeben

+ Aus Emailprogrammen bekannte Markierungsmöglichkeiten: Gelesen/Ungelesen, Sternchen, Favoriten, etc.

+ Es kann mit deutlich mehr Veröffentlichungsformen/-formaten umgehen als bspw. Papers

+ Vieles, vieles mehr…: siehe Mendeley – How it works

Pro:

+ Freeware

+ für die Hauptplattformen (Windows, Mac OSX, Linux) verfügbar

+ Desktop & online Version

+ saubere BibTeX-Integration & Support für hunderte Zitationsstile

+ stete PlugIn-Entwicklung (momentan sind mir folgende bekannt: OO.o, NeoOffice, MS Word & ein Webimporter/Bookmarklet)

+ eine Oberfläche für den gesamten Ablage- und Zitierprozess

+ überhaupt eine (bisher) konstante Entwicklung

Contra:

- keine OpenSource – Zukunftssicherheit?

- Nach so viel Lob ist es schwer zu akzeptieren: Mendeley ist immer noch Beta, immer noch keine 1.0 Version und hat so seine Macken. Ich selbst habe beobachtet, dass Sonderzeichen, Umlauten und Akzente nicht richtig übernommen werden – da muss man manuell nacharbeiten (bspw. bei ø, å, ç & unseren Umlauten). Außerdem scheinen beim Update einige der PDF-Links verloren gegangen zu sein, d.h. PDFs waren noch in der Ordnerstruktur, aber die Verlinkung mit dem Datensatz war nicht mehr gegeben.

(- nicht für jeden vernachlässigbar: Mendeley spricht Englisch)

- wenn ich recht erinnere, muss man sich registrieren, um es herunterzuladen

- Wunschoption für die Zukunft: Eine Möglichkeit Duplikate zu finden/filtern/löschen.

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