Aufgeweckt durch den ‘Hilferuf‘ schreibe ich auch mal wieder einen Artikel für apfelquak, diesmal nicht über Quicksilver, sondern über ToDos.
Ich denke, dass die Technik GTD von David Allen immer populärer wird und das Angebot an Software für diesen Bereich immer umfangreicher wird. Ich frage mich gerade, wieso es noch keinen GTD-Bereich auf der Switched-Liste gibt…
Das Angebot an Free – und Shareware für Aufgabenmanagement erstreckt sich über simple PlainText-Listen, wie Taskpaper über mittel-große Verwalter, wie Things oder meinKopp bis hinzu GTD-Schwergewichten a la OmniFocus oder Inbox.
Ich habe, wie ich hoffe, die bekanntesten Aufgabenverwalter getestet (ca. 10-15 Apps) und bin selbst von meinem Fazit überrascht.
Am effektivsten bin ich mit den hauseigenen ToDos, wie sie in Mail und iCal integriert sind. Ich brauche keine kontext-sensitiven Tasks, die in Projekten und mit Tags strukturiert sind. Und für Erinnerungen hab’ ich doch iCal, bzw. Quicksilver [Tut] 
Das hier soll jedoch bei weitem keine Werbekampagne für die Apple ToDos a la ‘Back To The Roots’ sein, sondern lediglich an eine einfach zu bediende Alternative für das GTD-Softwareaufgebot erinnern. Ich benutze sie deswegen so gerne, weil sie von mehreren Programmen integriert wird und kein geschlossenes System ist, wie die meisten GTD-Programme. Die Verwaltung, Anzeige und Erstellung von Aufgaben findet bei mir in iCal und via Anxiety statt.
Und jetzt seid ihr an der Reihe: Wie verwaltet ihr eure Aufgaben? Mit Giga-Inbox GTD Apps oder doch lieber mit dem guten alten Moleskine?
{ 46 Kommentare… lese sie unten oder schreibe selbst einen }
Things wenn ich ein bisschen mehr Struktur brauche.
Ansonsten auch iCal-Termine.
Ich bin ganz auf Things umgestiegen. Größtenteils wegen der guten Synchronisationsfunktion mit dem iPhone, was mit den iCal ToDo’s bekanntlich nicht möglich ist.
Things und ein Moleskine. Habe viel darüber geschrieben und auch viel darüber gesprochen. Wer mehr wissen will:
Blog : http://www.macoholic.de
Podcast: http://itunes.apple.com/WebObjects/MZStore.woa/wa/viewPodcast?id=203977667
Einfach die Blogsuche bemühen, den Tags folgen und bei dem Podcast die Titel und Folgeninfos scannen.
Omnifocus. OK, es ist komplex, und die Oberfläche ist ein wenig eigen. Ich habe mir letzten Sommer sowohl Things als auch OmniFocus genauer angesehen; zwei Features haben mich am Ende überzeugt: Perspektiven und Applescript. Und dass Omnifocus damals schon fertig war…
Ich bin auch auf Things von iCal umgestiegen. DIe Aufgabenübersicht in iCal ist nicht das beste für die typischen To-Dos.
Things regelt das alles top, jedoch vermisse ich stark eine Kalender Ansicht.
Nach ausgiebigen Recherchen habe ich mich (eigene Firma und Student (mit mehr als 30 h / Woche Vorlesungen, Seminare und Praktika) für OmniFocus entschieden: maximale Flexibilität, Synchronisation mit iCal, Synchronisation mit OmniFocus fürs iPhone, schnelle Erfassungsmöglichkeiten, Dateianhänge, Audioaufzeichnungen (“intelligentes Diktiergerät”)…
Der Preis ist für die Kombination echt happig – aber hat sich für mich schon längst wieder ausgezahlt: eingehaltene Termine, gute Planung von neuen / zukünftigen Projekten und vor allem: endlich wieder etwas Freizeit. Die Versuche mit iGTD, TaskPaper, etlichen Webbasierten Tools waren da nicht so erfolgreich.
Wäre ich “nur” Student hätte mir iCal garantiert auch gereicht.
Moleskine ~ immer noch am schnellsten, Jahreslizenz: 17€, und damit mittelfristig am teuersten. Ich kann mich mit dem GTD Kram einfach nicht anfreunden, mein Leben verläuft so wie es ist, ständiges timen hat den Kontrollfreakcharakter.
GTD/ZTD hat nichts mit “sich verplanen” und “zu-terminieren” zu tun, sondern eher die Dinge nicht vergessen und eben “machen”. Also eher eine “Liste” der Sachen als eine “Stechuhr”, wann Schalter gedrückt werden müssen.
Kurz und schwammig
Du hast schon Recht – ich versuch es noch auf ganz menschliche Grenzen zu reduzieren. Aber das ist ja schon fast wieder Philosophie ^^.
Wir denken eben über “unser Leben, die Endlichkeit des Seins und die Qual der Stundenverläufe des Lebens” nach, gell
Für alle, die auch iCal/Mail benutzen und die Aufgaben mit dem iPhone syncen wollen, kann ich CalTodo empfehlen.
http://web.me.com/dominik.pich/EN/CalTodo.html
Ich finde OmniFocus ist die mit Abstand beste Lösung, die ich kenne. Ich kann alle mir bekannten Methoden anwenden:
GTD
Wiedervorlage
Projektlisten
Ich selbst nutze die Kontexte intensiv und in der Kombi mit dem iPhone ist es perfekt. Ich synchronisiere über MobileMe und habe dadurch immer alle Daten dabei. Unterwegs oder im Meeting mache ich Fotos mit OmniFocus von Flipcharts, die dann automatisch wieder im OmniFocus für Mac landen.
Das einzige was ich vermisse ist meinen Kollegen Aufgaben direkt zu schicken bzw. Aufgaben zu bekommen. Ich weiß, das es nicht die “reine Lehre” ist, aber es wäre hilfreich.
Also wer professionell im Mac Umfeld GTD machen will, sollte das Geld ausgeben. Es lohnt sich.
Ich habe mich mit dem Thema vor ein paar Wochen auch mehr oder weniger intensiv auseinander gesetzt. Ich habe eine Menge Tools getestet. Von Freien Tools wie iGTD über mittelteure wie THINGS, INOBX.app bin hin zu teuren Geschichten wie OMNIFOCUS und Konsorten. Ich bin nun beim (noch) freien Tool JOURNLER (www.journler.com) hängengeblieben.
Es ist wirklich sehr einfach zu bedienen, kann mit intelligenten Ordnern umgehen, synct mit iCal und bietet unglaublich viele Funktionen zum Notizen aufnehmen, Projekte planen, Links sichern oder einfach nur Gedanken niederschreiben. Wenn man es genau nimmt, ist JOURNLER ein ereweitertes digitales Moleskin.
Schaut es euch an, ich bin echt begeistert. Und das will schon was heissen.
Gruß
tholle
“Vergiß die Milch nicht” in der “pro” Version, wobei die iPhone App kostenlos ist. Und ein bißchen Moleskine…
Ich nutze auch Remember The Milk in der Pro-Variante inkl. der iPhone App. Der Hauptvorteil ist für mich die plattformunabhängige Web-Oberfläche, so dass ich sowohl auf dem Mac als auch in der Firma unter Windows meine Aufgaben eingeben kann.
Beruflich kommt noch ein Notizbuch wie z.B. Moleskin dazu.
Things schaue ich mir noch einmal an, wenn es eine Online-Sychronisierung gibt.
ich benutze Things und MindJet MindManager…
Eins ist eher tabellen-/ textbasiert, das andere graphisch –> gute (teure) kombination!
lg
Gibt es eine Möglichkeit tasks von Things in MindManager anzeigen zu lassen?
Früher, so vor neun Jahren, machte ich alles mit ToDos in Outlook. Aber schon da legte ich mir Zusatzlisten an, um nach dem zu sortieren, was heutzutage „Kontext“ genannt wird.
Kurz gesagt, ich war sehr leicht von GTD zu überzeugen.
Meine ersten Schritte am Mac machte ich mit der damaligen iGTD-Version, und kam gut damit zurecht. Als dann die Beta von OmniFocus anlief, wechselste ich testweise. Die Vorteile überwogen, so daß ich gerne den (damals reduzierten) Preis zahlte, um die Final zu bekommen.
Ohne Perspektiven könnte ich nicht mehr vernünftig arbeiten. Tags brauche ich nicht, da nicht „starr“ genug – ich benötige etwas Struktur in meinem Task-Management, ergo viel Things raus.
Es ist einfach nur praktisch, gerade in Lektor-Laune zu sein, auf „Kontext: Lektorieren“ zu klicken und GENAU NUR DEN SCHRITT ZU SEHEN, die man auch erledigen kann – weil halt z. B. das Material schon da ist.
Ich hatte in einem Anflug von Verzückung während der Beta-Phase von OmniFocus ein „Testimony“ geschrieben. Ich glaube, das hänge ich hier mal rein, wenn ich’s wiederfinde.
Edith sagt: Hier ist es: http://sascha.nggalai.com/pdf/of_testimonial.pdf
Woah, entschuldigt die Tippfehler. Ist ja grauenhaft.
I blame the beer …
Things ohne Termine, denn Termine sind im iCal – Tasks sind in Things – Things auch fürs iPhone – und ein Moleskine für Meetings
Termine in iCal und iPhone. Krams in Omnifocus auf Mac und iPhone. Ich bin von Things zu Omnifocus irgendwann gewechselt wegen dem Sync über MobileMe.
Kann man mit OmniFocus auch in einem Team zusammen arbeiten. Ich möchte Aufgaben an andere Teammitglieder delegieren können.
@matt meiner meinung nach ist gtd was persönliches. das delegieren von tasks ist ja schon sehr business orientiert, oder?
@dolce: Ja ich bräuchte es auch fürs Business. Wir sind ein kleines Team. Davon sind mehrere Leute Studenten. So könnte man es fürs Studium, Privat sowie auch für die Arbeit benutzen. Leider habe ich bis jetzt noch nichts gefunden was dies ermöglicht. Bei Things kann man Personen angeben leider werden diese aber nicht automatisch benachrichtigt.
Ich benutze ausschliesslich Things.
Als ich die Software das erste Mal angetestet habe, hat mich das Konzept, die Oberfläche, die Umsetzung, das Design und so weiter einfach überzeugt. Mit dem iPhone-App perfekt gesynct bekommt das Ganze dann eine mobile Note.
Kurz zusammengefasst: Things hat mich von Anfang an überzeugt. Das ist genau das was ich brauche.
Und um ehrlich zu sein: Ich habe all die anderen Apps gar nie getestet. Von dem her ist mein Beitrag hier halt ziemlich einseitig, aber ich bin zufrieden damit!
@Matt: Wenn du viel Aufgaben delegierst oder Aufgaben von anderen sehen willst, wäre vielleicht Remember The Milk das richtige für dich.
Da für RTM viele Erweiterungen gibt, die die API nutzen, findest du bestimmt auch einen geeigneten Mac-Client
http://www.rememberthemilk.com/services/
Ich würde liebend gerne Things benutzen, da ich manchmal schon gerne meine ToDos besser verwalten würde. Als ich jedoch das letzte Mal das Programm verwendete (vor einigen Monaten) war die iCal-Synchronisation unter aller Sau – und die brauch ich, um die Aufgaben mit meinem Handy abzugleichen.
Somit bleibt’s vorerst bei iCal und Anxiety – außer es kennt sonst noch jemand Alternativen, die hundertprozentig mit iCal kompatibel sind.
@Psaniko: Remember The Milk habe ich mir auch schon angeschaut. Gäbe es wie für Things eine super Mac-Client wäre die Entscheidung gefallen. Leider habe ich so etwas bis jetzt noch nicht gefunden.
ToDos haben, sofern sie nicht terminkritisch sind, nichts in einem Kalender zu suchen in meinen Augen. Daher sind iCal und Things (für mich) als zwei Programme mit jeweils einem Aufgabengebiet zu sehen. Diese Trennung ermöglicht den Fokus auf Termine und den Fokus auf “Dinge, die man tut/ tun kann”.
Nur terminkritische Dinge werden im Kalender vermerkt (Notiz zum ToDo), aber nicht die “Sache selbst”.
Diese Trennung ermöglicht efektives Planen, führt aber nicht zum rein zweckgebundenen Verplanen von Arbeitszeit/ Arbeitsmöglichkeiten.
Journler ist nicht frei, sondern eine kostenpflichtige Applikation: http://journler.com/purchase/index.php
Ich nutze Journler auch als Dokumentenmanagement-Software für meine beruflichen Dinge. Bilder liegen in iPhoto, PDFs weitgehend in YEP, alle sonstigen Dinge (Dokumente, etc.), die ich beruflich brauche und digital vorliegen bzw. aufbereitet habe, sind in Journler gesammelt.
Für den Bereich GTD ist es bedingt einsetzbar: http://wiki.journler.com/index.php?title=Journler_and_GTD
Das Delegieren von Tasks ist “GTD”, jemand den eigenen Klammeraffen von der Schulter genommen aufgesetzt macht den Meister aus, eigene Arbeiten abgeben befreit ungemein, und manchmal kann ein anderer Mensch die eigenen Obligenheiten besser als man selbst, zumindest zeitlich gesehen
Reicht dir nicht RTM mit Gears? Oder in Fluid?
Aber ich verstehe dich, habe RTM auch in der PRO-Version für teambedingende Planungen, wäre schon ein anderes Arbeiten mit angemessenem Look&Feel am Mac.
@Thorsten: Gears habe ich getestet. Es hat mich leider nicht überzeugt. Ich denke man muss noch ein wenig warten. So wie es aussieht wird Things oder RTM in den nächsten Wochen das Rennen machen indem neue Funktionen dazu kommen.
@psaniko: absolut mit Dir – übers probieren von allerlei Software bin ich immer wieder bei iCal + Anxiety (das ich auch ab und an vergesse zu starten) sowie den einfachen systemeigenen Notizzetteln gelandet. Habs auch mal mit Contactizer, TaskPaper (was schon eher was ist) probiert, war alles zu aufwändig.
Journler nutz ich auch als Zeugs-Sammlung, aber als ToDo-Liste ist mir das auch zu umständlich.
Statt GTD – GTS Get Things Simple!
ÜS: ist selbstverständlich zu überdenken, wenn man sich dann doch irgendwann mal ein iPhone holt oder in der Gruppe arbeitet.
Benutze den Chronoplan Business schon seit Jahren. Hab immer wieder apps am Mac ausprobiert, konnte mich aber nie wirklich damit anfreunden.
Aufgaben, die nicht terminkritisch sind, gibt es doch kaum - jedenfalls bei mir … ergo schätze ich es, wenn Aufgaben AUCH im Kalender erscheinen. Bei «Things» ist dies dank iCal-Synchronisierung aber ja der Fall, insofern verstehe ich die diesbezüglich geäusserte Kritik nicht.
Es gibt sehr viele Aufgaben, die nicht termingebunden sind. Diese Aufgaben erledigt man irgendwann. Ich rede nicht nur von business-like Dingen, sondern auch von privaten Obligenheiten.
Siehst du, du schätzt es, ich eben nicht. Daher ist es keine Kritik an dir und deinen Planungsmechanismen, und daher verstehe ich deine Reaktion auch nicht.
GTD ist das Thema hier, wie man es für sich anwendet und auslegt, möge doch jedem Menschen überlassen sein.
Und Vielfalt belebt auch hier das Geschäft.
Ich denke auch, dass Aufgaben keineswegs terminkritisch sind – wie die Handhabung mit GTD von mir und anscheinend auch karlkaefer zeigt. In Anxiety werden keine Fälligkeits-Daten oder Termine angezeigt, sondern nur die Aufgabe an sich. Wann man dazu kommt, sie zu erledigen entscheide ich lieber spontan
Evernote und ein Moleskine Notizbuch, leicht bearbeitet anhand dieses Beispiels http://hyalineskies.com/2006/11/hacking-a-gtd-moleskine/ , aber auf meine eigenen Bedürfnisse zurecht gestutzt…
Hab mehrere GTD Software ausprobiert, funtkionierte alles nicht wirklich befriedigend, wobei das grösste Problem die sync zwischen meinem Win-Rechner an meinem Arbeitsplatz und dem Mac zu Hause war. Dann noch Abgleich zwischen Handy (Xperia X1) und beiden Rechnern, da war Evernote http://www.evernote.com/ eine wirkliche gute Alternative, dazu noch kostenlos…
Leider kann Evernote keine Terminerinnerungen und synchronisiert auch nicht mit iCal…
Weiß jemand, wie man die ToDos aus Mail in einen vorhandenen Kalender schreiben lassen kann, statt in einem Extra-Kalender nur für die ToDos? Das nervt total und müllt mir nur mein iCal zu. Zudem werden die ToDos dann nicht auf den CalDav-Server gesynct.
Für mich ist “Remember the Milk” der Dienstleister im Hintergrund. Weil ich im Browser eh meistens Google Mail offen habe, verwende ich RTM über die Firefox-extension. Das bindet sich wunderbar ein und man kann ganz fix und einfach neue tasks hinzufügen, diese als erledigt markieren oder verschieben.
Die ebenfalls verfügbare Integration per Google Labs ist lange nicht so gelungen, auch wenn sie sich besser in Google Mail einbettet.
Heißer Tipp für iCal-User…
QuickCal by @boutcher
http://smellypuppy.com/wp/?page_id=29
Genau das war/ist auch mein Problem.
Mit ThinkingRock (http://www.thinkingrock.com.au/) fand ich ein Java-basierende Lösung, die für Win und Mac existiert (“free, open-source + multi-platform”); die dazugehörigen Daten trage ich auf einem USB-Stick durch die Gegend. Aktuell ist laut Autoren sogar eine iPhone-Version geplant…
Allerding heißt Java natürlich Verzicht auf ein Mac-artiges Aussehen oder Integration mit iCal.
Einfachheit und Sync über alle meine Geräte sind für mich die wichtigsten Kriterien. Möchte meine Aufgaben immer und überall bearbeiten können. Aktuell verwende ich http://mytaskpad.net. Läuft auf iPhone, iPod & iPad, braucht keine PC/Mac Software Installation und hat ein schnelles Web interface.
Tach zusammen,
verwende iCal bzw. Mail und bin über diesen Artikel auf Anxiety gekommen und verwende es seit 3 Tagen.
Zusätzlich benutze ich FlexCal (http://flexgames.com/flexcal/) zum schnellen eingeben und CalTodo (http://web.me.com/dominik.pich/EN/CalTodo.html) für die Sync mit meinem iPhone.
Ich wollte neben iCal und Mail nicht noch ein Programm auf dem Bildschirm haben um mich zu organisieren.
Ausserdem zeigt mir Things als Icon auf dem Iphone nicht an was noch ansteht.
Zur Diskussion „gehören Aufgaben in den Kalender?“ hier meine wirklich nur sehr bescheidene und sehr individuelle Meinung.
Nein.
Wobei …
Nein, denn …
… wenn man auch nur schon ansatzweise GTD betreibt, hat man SO viele Aufgaben in einem Projekt, daß das Zuordnen von fixen Terminen wohl länger dauern wird, als das Projekt einfach durchzuziehen. Die Frage ist halt: Wie sehen Eure ToDos aus?
Variante 1:
- Beitrag für Apfelquak schreiben, Thema: 5% mehr schwarze Rollkragenpullis in 2008 als 2007.
Variante 2:
- Ad anfragen re: 5% mehr schwarze Rollkragenpullis in 2008 als 2007.
- Auf Antwort von Ad warten.
- Erster Entwurf.
- Zweiter Entwurf.
- Korrekturen und Lektorat.
- Artikel hochladen.
- Kommentare, nun ja, kommentieren.
Wer der ersten Variante verfällt, wird wohl auch irgend ein Zieldatum eintippen, wann der Artikel denn nun on gehen soll. Da könnte ein fixer Termin im Kalender Sinn ergeben. Wer eher GTDish druff ist (Variante 2), nun ja. Dann arbeitet man halt genau den Schritt ab, den man abarbeiten KANN. Wenn der Kontext paßt.
Ja, Kontexte. Ein befreundeter Autor setzt auch GTD ein (in der 49-Mappen-Variante). Aber seine Kontexte sind „Morgen“, „Mittag“, „Nachmittag“, „Abend“, „Nacht“. Weil er genau weiß, welche Art von Aufgabe er wann erledigen kann und daheim arbeitet. Entsprechend ergeben diese Kontexte für ihn mehr Sinn als „Büro“, „Daheim“, „Shopping“ und die üblichen Verdächtigen. Ich selbst verwende eher Typen statt Kontexte. Wenn ich in Schreiblaune bin, wird der Kontext „Writing“ angeklickt. Wenn ich in Überarbeiten-Laune bin: „Revision“. Wenn ich mal etwas Bürokratisches erledigen will ein anderer Kontext, und wenn ich in die Stadt fahre, „Errands“.
Und bei den allermeisten meiner Aufgaben haben Einträge im Kalender auch wenig Sinn. Ob ich meinen neuen schwarzen Rolli am 15. oder am 24. kaufe, ist nicht wirklich relevant. Ich kaufe ihn dann, wenn ich in der Stadt bin.
Cheers,
-Sascha
P. S. Wobei ich die „einfache“ ToDo-Liste nicht runtermachen will! Ich wünschte mir, ich wäre stark genug, damit auch wirklich über die Runden zu kommen … Ich beneide Leute, die sich einfach einen Zettel irgendwo hin pinnen können und gut ist … -.rb
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